De groothandel vraagt steeds vaker om holistische ERP-systemen die specifieke processen in kaart kunnen brengen.
Een ERP-systeem die speciaal is ontworpen voor groothandels biedt veel voordelen ten opzichte van een standaardoplossing. Op dit moment willen we omgaan met ERP-systemen die zijn afgestemd op de behoeften van groothandelsbedrijven en tal van opwindende functies met zich meebrengen.
Daarvoor kijken we naar de algemene werking van een ERP-systeem om beter te begrijpen waarom de groothandel een branchespecifieke oplossing nodig heeft en hoe met zo’n oplossing precies de toegevoegde waarde kan worden bereikt.
Wat is een ERP-systeem? – Een definitie
ERP – dat staat voor enterprise resource planning. In de kern gaat het om de ondernemende taak om alle beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Dit vraagt om centrale planning, controle en monitoring van alle processen. Tegelijkertijd moeten ze op het juiste moment in de juiste staat van de juiste middelen worden voorzien.
Aangezien bedrijven met minder dan duizenden processen, waarvan sommige parallel aan elkaar lopen, in elkaar of op elkaar voortbouwen, is dit geen gemakkelijke onderneming. Want resources zijn niet alleen materialen of goederen die verwerkt moeten worden, maar alle resources waar een bedrijf op terug kan vallen.
Naast artikelen en materialen worden personeel, financiële middelen, machines, onroerend goed of gereedschappen ook gedefinieerd als resources. Elk proces moet de juiste hoeveelheid hulpbronnen zonder afval opleveren. Er moet ook voor worden gezorgd dat er geen knelpunten ontstaan.
Hoe is een ERP-systeem opgebouwd?
Een ERP-systeem brengt alle processen van het bedrijf digitaal in kaart en voegt vervolgens de gegevens samen in een centrale database. Op deze manier kunnen veel processen worden uitgekrabd over afdelingen heen, kunnen ze worden gestroomlijnd of samengevoegd. Informatie kan sneller en transparanter worden gedeeld in het hele bedrijf en foutpercentages kunnen aanzienlijk worden verlaagd.
Hiervoor wordt een ERP-systeem opgebouwd uit modules. Elk van deze modules heeft specifieke functies die helpen om een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf te beheren. Modules voor personeelsbeheer, boekhouding, klantenadministratie, logistiek of magazijnbeheer zijn te vinden in een ERP-systeem.
Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf worden extra modules en functies toegevoegd of uitgesloten. Op deze manier stelt elk bedrijf uiteindelijk het ERP-systeem samen dat het nodig heeft om zijn eigen processen te dekken.
Branchespecifieke ERP-systemen
In de loop der jaren hebben veel ERP-leveranciers zich gespecialiseerd in bepaalde industrieën en bedrijfsgroottes en hun oplossing daarop aangepast. Zo zijn er ook verschillende ERP-systemen voor groothandels op de markt, die al in hun standaardversies veel belangrijke functies voor groothandels met zich meebrengen.
Het is belangrijk om een ERP-systeem te vinden dat aan uw eigen eisen voldoet. Anders moeten er talloze aanpassingen aan de software worden gedaan, kunnen bepaalde gebieden niet goed worden afgedekt of moeten de processen zich te veel aanpassen aan de software. Belangrijke potentialen gaan verloren en middelen worden onnodig verspild, wat men eigenlijk wilde besparen met het ERP-systeem.
Op dit moment willen we ons wijden aan een paar belangrijke functies van een ERP-systeem voor de groothandel en kijken hoe ze het dagelijkse bedrijfsproces kunnen ondersteunen.
Voorraadbeheer in de groothandel
Een elementair onderdeel van elk ERP-systeem voor groothandel is voorraadbeheer. Hiermee kunnen alle magazijnen en fysieke voorraden strategisch in kaart worden gebracht en beheerd. Het doel is om volledige documentatie van alle voorraden te bereiken, die bijvoorbeeld informatie kan verschaffen over waar een partij vandaan komt en waarvoor deze wordt gebruikt.
Van inkomende goederen tot goederenuitgifte, alle voorraden worden in realtime beheerd en zijn altijd traceerbaar voor elke speler in het bedrijf. Het voorraadbeheer ondersteunt de ontvangst van goederen, waarbij bijvoorbeeld de beste opslagruimte voor een batch wordt bepaald. Op deze manier kan het picken van verkooporders ook veel efficiënter worden gemaakt.
Als het gaat om het uitje van goederen, ondersteunt het voorraadbeheer ook met verschillende functies. Of het nu gaat om het volgen van verzendingen of het factureren. Als een artikel schaars dreigt te worden in het magazijn, kan er ook een bijbehorende orderorder worden gegenereerd voor de inkoper – en dit alles automatisch.
Inkoop- en vraagplanning
Onderdeel van het voorraadbeheer is altijd de inkoopplanning of de strategische inkoop. Met een ERP-systeem kunnen trends worden geïdentificeerd en doelgroepen worden geanalyseerd. Zo kan er altijd voor gezorgd worden dat de bestelde artikelen ook op elk moment op tijd beschikbaar zijn.
Slim inkopen ontlast uiteindelijk ook de magazijnen en geeft zo kapitaal vrij dat vervolgens elders gebruikt kan worden. Tegelijkertijd wordt ervoor gezorgd dat er altijd voldoende units beschikbaar zijn. Bij leveranciersmanagement kunnen de voorwaarden van individuele leveranciers ook worden meegenomen in de inkoopbeslissingen. Zo bestelt u altijd tegen de beste voorwaarden.
Seizoensschommelingen of trends kunnen ook in een vroeg stadium door de analyses worden gedetecteerd. Dienovereenkomstig kan de aanschaf van artikelen worden aangepast. Leverbetrouwbaarheid, kwaliteit en prijs zijn de doorslaggevende factoren voor groothandels. Daarnaast is er een uitstekende B2B kudnen service.
Klantrelatiebeheer in de groothandel
Met een geïntegreerde CRM module heeft u de mogelijkheid om uw eigen klanten veel beter te ondersteunen en specifieker in te spelen op hun wensen en ideeën. Voor elke klant wordt een bestand aangemaakt waarin alle contactgegevens voor hem worden opgeslagen. De klantenservice heeft bijvoorbeeld rechtstreeks toegang tot de huidige bestelprocessen en verwerkt klantproblemen. Dit bespaart tijd en verhoogt de klanttevredenheid.
Marketing en sales kunnen ook profiteren van de centralisatie van data. Door de data te evalueren kunnen belangrijke inzichten worden verkregen in de behoeften en wensen van de klanten. Het kan ook meer individueel en op maat worden geadverteerd en gedistribueerd.